Introduzione all’archivio

Il lavoro

Il presente lavoro archivistico è stato realizzato nel 2012 nell’ambito del Polo archivistico Torino-sud con il contributo della Regione Piemonte – settore Archivi e Biblioteche e nel 2020 la banca dati è stata riversata da Guarini Archivi a Memora il nuovo software di Regione Piemonte.

Il riordino informatizzato ha interessato l’archivio storico comunale, che include anche i fondi cosiddetti “aggregati” (archivi prodotti da enti secondari istituiti per svolgere alcune funzioni su “delega” del comune), in tutto i seguenti dieci archivi:

  1. Archivio storico comunale (1634 – 1972)
  2. Stato civile italiano (1804 – 2005)
  3. Congregazione di Carità (1814 – 1937)
  4. Ente Comunale di Assistenza (1937 – 1979)
  5. Giudice Conciliatore (1874 – 2000)
  6. Consorzio per la nomina del Segretario (1898 – 1979)
  7. Consorzio per il servizio Veterinario (1894 – 1979)
  8. Consorzio per i Servizi Sanitari (1892 – 1981)
  9. Opera Nazionale Maternità Infanzia (1926 – 1966)
  10. Società filarmonica (1887 – 1894)

La documentazione è collocata su scaffali metallici aperti, nel locale archivio dell’edificio comunale.

Stato di fatto e scelte archivistiche

Prima dell’intervento di riordino la documentazione si presentava già ordinata in faldoni disposti su scaffali metallici, ma la parte storica era frammista alle carte dell’archivio di deposito e a materiale a stampa. Parte della documentazione precedente al 1900, in particolare i registri delle delibere del Consiglio, si trova in pessimo stato di conservazione e presenta grossi danni da umidità che la rendono non consultabile.
Si è rinvenuto un inventario risalente al 1734 prima traccia di ordinamento archivistico

È stato dunque necessario definire e capire meglio il materiale documentario rinvenuto, suddividendolo in diversi gruppi attraverso le seguenti successive fasi di lavoro:

  • individuazione e separazione delle carte dell’archivio storico che nel 2012 terminava con l’anno 1972 (per gli affari chiusi da più di 40 anni) da quelle appartenenti al deposito e anche dal materiale a stampa.
  • Individuazione delle serie omogenee (volumi e registri, raggruppati per omogeneità di procedimento amministrativo e tipologia) di pertinenza del Comune e loro separazione da quelle prodotte da altri enti e considerate, quindi, archivi aggregati. Per questo motivo tali serie sono state estratte dalla corrispondenza comunale dove erano in parte collocate (per improprio uso del titolario della corrispondenza, che prevede ad esempio carteggi con la Congregazione di Carità nella categoria II, e nella categoria VII con il Giudice Conciliatore) e riunite dapprima solo in base al singolo ente produttore, poi in una struttura che ne rispecchia le funzioni
  • Individuazione e analisi della documentazione del carteggio comunale (corrispondenza varia e circolari, stampati, etc.), già suddivisa nelle diverse categorie e classi
  • Ricognizione della documentazione conservata nei locali degli uffici comunali, come i registri dello Stato Civile e le deliberazioni originali.

Tra le carte d’archivio non è stato ritrovato nessuno strumento inventariale a cui fare riferimento per il riordino ma è stata ritrovata la delibera del Consiglio Comunale del 28 giugno 1979 relativa alla nomina del nuovo archivista, Giannino Franco, che assunse l’incarico di riordino dell’archivio.
Risulta evidente l’ordinamento dato da quel riordino grazie alle segnature visibili in fase di schedatura sui faldoni e sui singoli fascicoli contenuti nei faldoni.

La documentazione più antica è secentesca e si presentava ordinata in faldoni numerati da 1 a 102 secondo materie simili a quelle previste dalla Circolare Ministeriale Astengo del 1897, relative alle XV categorie, ma senza classificazione in categoria (correttamente, essendo documentazione pre-Astengo).

La documentazione novecentesca, invece, si presentava suddivisa in categorie e classi (nei singoli fascicoli si trovano, a volte, carte di epoca precedente al 1897, inserite insieme a carte più recenti, spesso con archi cronologici anche molto ampi) e vi erano inserite anche alcune serie tipologiche come le deliberazioni, gli esercizi finanziari, i registri scolastici, le liste di leva. Su alcune camicie, presumibilmente degli anni ’30 del ‘900, vi erano segnature e titoli originali che evidenziavano un precedente riordino dell’archivio, utilizzate per il nuovo riordino con la correzione del titolo e della classe.

Le carte ordinate in serie, ed in particolare quelle relative alle liti e alle cause del ‘600 – ‘700 presentano segnature originali (C6/C7/C8/C9/C10/C11) di cui non si sono trovati strumenti per identificarne il senso.

Sulla base degli elementi rilevati, non avendo possibilità di ricostruire un ordinamento precedente, si è scelto di applicare la suddivisione in serie per la documentazione del periodo pre-Astengo e di mantenere la ripartizione del carteggio in categorie e classi data dal riordino del 1979, estrapolando, tuttavia, da questo materiale, come già evidenziato, la documentazione afferente alle serie e agli archivi aggregati.

Schedatura e riordinamento

L’archivio è stato riordinato utilizzando il software applicativo “Guarini Archivi”, (elaborato dalla Regione Piemonte con il supporto informatico del CSI Piemonte) attraverso le seguenti operazioni:
• schedatura dettagliata di tutte le unità archivistiche individuate (quasi sempre fascicoli o di registri) tramite una scheda informatica che contiene, incasellate in alcuni campi, tutte le informazioni utili alla caratterizzazione di ciascuna unità. (La descrizione operata in tali campi è avvenuta nel pieno rispetto delle norme I.S.A.D., regole internazionali di descrizione archivistica). Contemporaneamente apposizione su ognuna di esse (fascicolo o registro) di un numero provvisorio e progressivo.
• Inserimento virtuale di ogni scheda informatica nella struttura archivistica informatica (albero) che descrive, articolandoli, i fondi individuati, e nel caso di quello principale al suo interno riproduce le serie isolate e il titolario di classificazione del carteggio.
• Alla fine della riconoscibilità di tutto il materiale documentario, assegnazione ad ogni scheda di un numero definitivo formato da codice costituito dalla sigla del fondo che la contiene (ad es. ASC per l’Archivio storico) con relativa attribuzione di una numerazione di corda progressiva univoca.
• Apposizione di un’etichetta identificativa su ogni unità archivistica portante il numero definitivo; quindi distribuzione dei fascicoli in faldoni, anch’essi sostituiti e collocati in armadi aperti metallici al piano interrato del locale archivio. L’etichetta di ciascun faldone riporta l’intervallo dei fascicoli contenuti e l’anno di riordino.
• Produzione del presente inventario.

Guida alla lettura dell’inventario

L’inventario, come si può vedere nell’esempio qui sotto riprodotto, si presenta in forma di tabella, nella quale

  • la prima colonna riporta il codice indicante sigla e numero della segnatura definitiva con i quali viene identificata l’unità archivistica
  • la seconda colonna contiene titolo e descrizione del contenuto dell’unità archivistica
  • la terza colonna riporta gli estremi cronologici

ESEMPIO:

ASC 1906  Denunce dei quantitativi di vino prodotti
Denunce del vino prodotto suddivisi
per annata, prospetti, copie della
Gazzetta ufficiale e corrispondenza.
Contiene carteggio con la Prefettura
di Torino relativo al commercio e alla
vendita di viti americane del 1928.
1935 – 1940  

Guida alla lettura del database. I campi della scheda

All’interno della struttura informatica creata nel software “Guarini Archivi” sono inserite tutte le schede, ognuna delle quali rappresenta un’unità archivistica (ossia un fascicolo, un registro, etc.).  Ogni scheda informatica è composta da quattordici campi, qui sotto evidenziati:

  • archivio: campo che contiene l’intitolazione del soggetto produttore dell’ente che ha prodotto, nel corso della sua attività, un complesso di documenti;
  • codice paese: campo in cui è riportato il paese di appartenenza del soggetto produttore;
  • istituto di conservazione: campo in cui è indicato l’ente presso il quale si conserva il fondo;
  • segnatura definitiva: campo in cui è riportato il numero progressivo dato ad ogni fascicolo;
  • segnatura “originale”: campo in cui sono riportati, quando presenti, il numero di categoria, di classe e di fascicolo attribuiti all’unità archivistica (oppure al faldone nel quale questa si trovava);
  • titolo originale: campo in cui è stato riportato, quando presente, il tenore del titolo apposto alle carte in origine, generalmente coevo al documento stesso;
  • titolo attribuito: campo nel quale si è andato a specificare il contenuto del fascicolo qualora le informazioni relative al suo contenuto non fossero risultate chiare o corrette nel titolo originale, oppure quando il fascicolo non porta titolo in origine;
  • contenuto: campo in cui sono segnalati dati integranti le informazioni di carattere specifico riguardanti il fascicolo, come documenti notevoli contenuti nel fascicolo e chiarificazioni necessarie per la corretta comprensione delle tematiche contenute nel fascicolo stesso;
  • estremi cronologici: campi in cui sono riportate le datazioni di ogni unità archivistica (anno, mese, giorno iniziali e finali) o datazioni meno esatte (mese o anno);
  • note alla data: campo nel quale sono contenute informazioni suppletive ai campi relativi alla datazione;
  • aspetto fisico: campo in cui sono segnalati i caratteri tipologici dell’unità archivistica;
  • lingua: campo in cui viene rimarcata la lingua in cui è stato scritto un documento quando non lo è in italiano;
  • note: campo in cui sono segnalati dati integranti le informazioni di carattere generale del fascicolo, in particolar modo appunti sullo stato di conservazione quando precario;
  • campo del compilatore: campo nel quale è contenuta la “firma del compilatore” oltre le date di formazione e modifica della scheda.

Note conclusive e di aggiornamento

1) Circa un anno dopo questo riordino sono state rinvenute carte appartenenti all’archivio storico. Il lavoro era ormai terminato e quindi è stata creata un’appendice all’inventario, i documenti sono fisicamente collocati in coda all’archivio già etichettato. La numerazione ricomincia da 1 e la sigla è la stessa di prima ASC con però l’aggiunta di una a minuscola che significa appendice, vale a dire che la sigla ASC è diventata ASCa.

2) Nel 2020, come già detto, il database è stato riversato sul software di nuova generazione Memora e la consultazione on line avviene su questo nuovo database, ma i campi sono sempre gli stessi sopra descritti.

L’inventario è consultabile online cliccando sul pulsante: